一谈到会议策划，很多刚刚入行的会务工作人员都会感到一整头大，其原因无外乎对会议步骤的各个细节不甚清晰，不用着急，以下是一些实用的小贴士可以帮你从策划做起一直到活动完成。
计划
不管你想策划什么类型的活动，你需要一个具体的策略。你的活动目标是什么？你是要给顾客介绍新产品或新服务吗？还是要展示你的分析结果或预测？
不管怎么样，你需要把你的计划在白板上画出来。想着你的目标受众，你想向他们传达什么样的信息？你希望怎样来衡量结果。记住只有当你有了活动策略你才能理清这些东西。
预算
当你把你的目标确定了以后，你需要考虑花多少钱才能达到这些目标。就我个人来说，我会把所有开支项都列在一个检查清单里。内容会包括:标牌，邀请，网站图片处理，食物，饮料，音乐等等。回想你参加过的活动并把所有你能想到的项目都加进来，有哪些你是必须要用到的，有哪些可以摒弃？做一个检查清单并计算总的支出。
时间和地点
你的活动参加者主要是执行人员还是管理人员？活动主要是演讲还是综合型的？这次活动是你的品牌战略的一部分吗？
这些问题的答案应该可以让你觉得这次活动的时间和地点了。举例来说，如果活动的参与者是繁忙的执行人员，那么你应该为他们安排早餐，一个交流活动最好是在晚上并且可以供应鸡尾酒。演讲展示活动如果放在酒吧中会有不妥，最好是安排在酒店或者会议中心。
邀请
活动的邀请是整个活动策划中很重要的一环。发送邀请不能太早也不能太晚。提前三周是一个不错的时间点。但如果你是想要邀请一些事务繁忙的执行人员，但你最好再早一点发出邀请。 并且，你需要分不同时间段来发送邀请函。不同类型的参会者有不同的时间安排所以要根据不同情况来适时发送邀请。
视察
在你的活动开始前去查看你的场地。想象一下你的参会者会对你的活动有什么感受。现场应该放些什么标牌来防止误会？工作人员应该安排在哪些地方？ 基本上，你要了解当你的嘉宾进入会场时会看到什么，感受到什么。感受很重要，而唯一的了解参与人员会有什么感受的办法就是自己亲自去会场走一走。